Les salons hybrides, une solution dans l’air du temps !

Comment la digitalisation de notre société nous pousse à repenser les outils et les process dans le secteur de l’événementiel ?

Avec une durée moyenne de 6 h 54 par jour sur internet, notre consommation du web est en constante hausse !

Qu’on le veuille ou non, notre société se tourne vers la digitalisation pour toutes nos démarches : nos dossiers administratifs sont traités sur internet, on fait nos courses en ligne, nos tickets de caisse nous sont envoyés par e-mail, etc..

Petit à petit, nos usages s’adaptent et évoluent avec cette digitalisation. L’arrivée en force du “Métaverse” et l’intérêt qu’il suscite auprès des marques nous prouvent une nouvelle fois que le digital n’est pas près de tirer sa révérence et qu’il faut maintenir les innovations pour rester compétitif !

Pour le secteur de l’événementiel, le digital a permis un maintien de l’activité pendant la crise de la COVID-19 qui a vu l’émergence des salons virtuels. Durant une période où la mobilité était restreinte, on a pu découvrir et tester de nouvelles pratiques. Les salons digitaux sont de plus en plus répandus et ont su se démarquer avec de nombreux avantages. En effet, le coût réduit, la logistique simplifiée, l’audience plus large et la précision des statistiques en font un outil incontournable ! Si les solutions virtuelles ont été une évidence pendant cette période pour les organisateurs, elles ont également reçu un accueil favorable des visiteurs grâce à leur simplicité d’utilisation et aux nombreuses possibilités d’engagement avec les exposants qu’elles proposent.

Suivez la tendance !

Aujourd’hui, imaginer un événement sans dimension virtuelle revient à faire une croix sur une grande partie de l’audience potentielle. Tous les professionnels observent une baisse de fréquentation assez importante sur les salons en présentiel. Nous pouvons citer l’exemple de ProWein qui a perdu 38% de visiteurs cette année. Les visiteurs ne sont plus aussi facilement prêts à parcourir des milliers de kilomètres pour une conférence ou un salon. À l’heure du réchauffement climatique, les comportements évoluent en même temps que les normes de la société. Il se peut que certaines personnes soient de plus en plus réticentes à l’idée d’emprunter des moyens de transport polluants pour participer à un événement, par conviction écologique ou également pour éviter les désagréments liés aux déplacements. Toutefois, une partie de l’audience apprécie quand même la rencontre physique et attendait le retour du présentiel avec impatience. On peut donc facilement être convaincu par un nouveau format mêlant digital et présentiel ; c’est ici que les événements hybrides entrent en jeu.

Les salons dits “hybrides”, qu’est-ce que c’est ?

Ils regroupent différentes formes et pratiques, et ils reviennent à combiner les avantages du présentiel et ceux du virtuel. Nous obtenons alors un événement accessible et adapté aux attentes de chacun.

Votre stratégie d’hybridation doit s’adapter à votre cible et à votre secteur, mais on peut facilement imaginer 3 possibilités d’hybridation : avant l’événement, pendant et/ou après, ces formats étant tous combinables. L’hybridation de votre événement vous permet d’offrir une meilleure inclusivité, réduire les coûts sans pour autant faire une croix sur l’interactivité.

Pour que votre salon hybride soit réussi, il ne doit pas être pensé comme un simple “plan B” de votre événement physique. Le choix de votre plateforme de salon virtuel doit être fait avec rigueur et détermine la réussite votre événement. La plateforme en ligne doit être bien plus qu’une simple extension de votre événement en digital, il est vraiment nécessaire d’adopter une vision omnicanale et de prendre en compte la globalité de l’écosystème de votre événement.

L’hybridation de votre événement pour améliorer l’expérience client !

Transformer votre événement présentiel en hybride, pourrait aussi bien vous servir à améliorer l’expérience client en physique comme en virtuel. L’intégration de la partie digitale demande de mobiliser effectivement plus de personnes, mais elle offre des opportunités considérables à votre salon.

Prenons l’exemple d’un salon hybride de l’emploi. La version digitale peut, grâce à des recherches croisées ou par critères prédéfinis, faciliter les rencontres et faire gagner du temps aux candidats comme aux exposants, en les orientant directement vers ce qui leur correspond. En plus de cela, la version digitale permet de prendre rendez-vous “en personne” ou “en ligne”, pour laisser cette possibilité aux personnes qui n’ont pas pu faire le déplacement.

Les visiteurs pourraient en quelques clics avoir accès aux stands, mais aussi préparer leur venue. Si nous reprenons l’exemple du salon de l’emploi, nous pouvons potentiellement imaginer une ouverture du salon digital en amont pour offrir aux visiteurs un accès en avant-première aux offres. Ils pourront ainsi déjà prendre rendez-vous, se préparer pour des entretiens potentiels, s’inscrire à des conférences, etc.… En optant pour une expérience client omnicanale, vous optimisez vos chances de viser juste. Il est important dans les événements hybrides de centraliser toutes vos données et de l’envisager dans sa globalité.

Un salon hybride pour une expérience client positive !

Pour optimiser l’expérience client et la qualifier de réussie, il y a plusieurs éléments à prendre en compte :

• Comprenez les motivations de vos visiteurs et tenez vos promesses
  La base de toute relation solide étant la confiance, il vaut mieux être précis sur la nature de votre événement auprès de vos visiteurs, pour ne pas créer de frustration.
• Facilitez les process et leur venue en utilisant un site unique
  l’inscription sur le salon en ligne peut générer un QR code qu’il n’y a plus qu’à scanner lors de la visite sur le salon en présentiel. Ce même QR code sera la clé des informations renseignées par chaque visiteur ; pas besoin de faire la même démarche plusieurs fois. Dans notre exemple du salon de l’emploi, il suffit au recruteur de scanner le QR code pour télécharger le CV du visiteur, par exemple.
• Offrez une expérience engageante et démarquez-vous
  Vous pouvez encourager les interactions entre les visiteurs en ligne et ceux en présentiel, ce qui peut apporter beaucoup à votre salon. En proposant des activités, des mini-jeux potentiellement reliés, mais aussi des conférences sur la plateforme.
• Ne délaissez pas le virtuel pour le présentiel et vice versa
  Il ne faut pas que les visiteurs en ligne se sentent délaissés ou relégués au second rôle : cela pourrait les décourager des formules “en ligne”. Ils doivent se sentir visiteurs au même titre que les visiteurs en présentiel. Pour cela, il est important de mobiliser les exposants et de les sensibiliser à l’importance de leur proactivité sur les 2 canaux.
• Prolongez l’expérience utilisateur
  Proposez aux visiteurs un accès digital aux éléments du salon présentiel une fois terminé : replay des conférences, mise à disposition du contenu, reprise des échanges avec les conseillers

En effet, tous ces points sont importants, car au même titre que le bouche-à-oreille, un visiteur satisfait peut dans certains cas devenir votre meilleur ambassadeur !

Donc quelles sont les bonnes pratiques pour assurer le succès de votre salon hybride ?

1 – Envisagez le salon physique et le virtuel comme complémentaires : les deux salons doivent être liés et être une extension l’un de l’autre (faire des inscriptions en ligne vous permet de récupérer de la data), mais surtout pas en concurrence.
2- Ne négligez pas la communication de l’un ou de l’autre. Variez les canaux de communication, les supports et développez un message clair sur les possibilités qu’offre chacun des formats. Si une communication print peut être idéale pour un événement physique (abribus, affiches 4×3, etc.), la communication pour l’édition digitale devra certainement s’adapter à la nouvelle cible (réseaux sociaux, mailings, etc.). N’oubliez pas l’envoi de mail de rappel de votre événement pour les visiteurs physiques ou virtuels. Grâce à l’inscription par le biais du salon virtuel, vous pourrez facilement garder contact avec vos visiteurs.
3- Rythmez la journée avec des activités, des conférences et des temps forts (ex: vous pouvez proposer un concours avec des arcades sur l’événement physique qui permette de jouer avec une personne sur l’événement en ligne). N’hésitez pas non plus à animer l’événement digital en poussant des messages instantanés auprès des visiteurs pour mettre en avant un exposant, une conférence, ou une discussion publique.
4- Équipez vos équipes avec les bonnes technologies : rien de plus frustrant qu’un appel en visio avec une image saccadée ou une conférence avec un bruit de fond incessant. Assurez-vous que vos conseillers/conférenciers disposent du matériel nécessaire pour favoriser une bonne communication et interactivité avec les visiteurs !
5- Facilitez la navigation des visiteurs : si notre plateforme est intuitive, vous devez également vous assurer que les visiteurs sauront facilement se repérer dans le salon, et trouver l’information qu’ils recherchent. Que ce soit pour l’arborescence de votre salon, ou le nom des contenus et espaces, vous devez vous mettre à la place du visiteur et anticiper son parcours, pour assurer la plus grande clarté possible.
6- Utiliser la data pour comprendre les axes d’amélioration : les données de votre événement vous permettent de vous adapter au besoin et au comportement de vos utilisateurs utilisez les pour vos prochains événements.

Un salon hybride vous permet d’élargir votre cible tout en offrant la convivialité du présentiel pour ceux qui le souhaitent. Comme nous avons pu le voir, le choix de l’hybride devrait se démocratiser pour répondre aux usages d’une population toujours plus connectée.

Besoin d’une plateforme solide qui a fait ses preuves pour votre projet de salon hybride ? Parlons-en !