Comment organiser des conférences sur un salon virtuel

Les conférences sur un salon virtuel : c’est vraiment utile ?

Tout dépend du thème de votre événement bien-sûr, mais une chose est certaine : un salon qui sera rythmé par des interventions pertinentes sera toujours plus attractif qu’un salon où il n’y a que du contenu statique.

Ceci s’applique aux exposants, aux espaces de discussion publiques, mais aussi (et surtout) aux conférences !

Quel format privilégier pour ces conférences ?

Il existe plusieurs formats de conférences en live, et les termes sont nombreux pour désigner un échange en visio entre plusieurs intervenants. Pas toujours facile en effet de faire la différence entre une conférence, un webinaire, une visio, une table ronde, un atelier, etc.

Sur AppyFair, vous pouvez créer 2 formats d’échanges en visio, au-delà des échanges privés entre utilisateurs :

• des conférences avec un ou plusieurs conférenciers, qui diffusent du contenu (vidéo, webcam, partage d’écran) vers un public spectateur, qui consulte ce contenu, et qui peut interagir uniquement par chat, sur un mur de discussion associé
• des tables rondes réalisées sur des outils externes (comme Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex, GotoMeeting, etc.). Dans ce cas la plateforme se limitera à rediriger les utilisateurs vers le lien de la “réunion” réalisée avec l’outil choisi par l’organisateur, et les interactions seront définies par l’utilisateur, selon les possibilités offertes par l’outil.

Dans la suite de cet article, nous allons nous attarder sur les conférences, qui s’adressent à un public “spectateur”.

AppyFair propose-t-il un outil intégré pour réaliser mes conférences ?

AppyFair propose, dans sa version actuelle, un outil intégré pour les interventions réalisées par un conférencier unique.

Une fois celui-ci désigné par l’organisateur, il se verra proposer une interface adaptée dans sa salle de conférence, qui lui permettra de diffuser sa caméra, ou partager son écran, directement depuis la plateforme (sans outil tiers). Le public verra alors son intervention via un player vidéo, et pourra lui poser ses questions en live grâce au chat écrit.

C’est extrêmement simple d’utilisation, et cela ne nécessite aucun outil supplémentaire.

Peut-on utiliser son propre outil de diffusion ?

Si vous disposez de votre propre outil de diffusion, et si le retour de (ou des) intervenant(s) passe par un player vidéo, alors il est très simple d’intégrer cette conférence dans le salon.

Vous pouvez par exemple utiliser Zoom pour organiser une conférence, et rediffuser son contenu grâce à Youtube ou Vimeo. Certains organisateurs réalisent des réunions sur Microsoft Teams, qu’ils peuvent ensuite intégrer grâce au player vidéo Microsoft Stream.

Pour les organisateurs les plus exigeants, qui organisent leurs conférences avec une régie vidéo, il leur est très facile de “pousser” le flux vidéo de cette conférence sur un outil comme Vimeo ou Youtube Live.

Bref, il existe de nombreuses possibilités, et nous pouvons vous accompagner pour les mettre en place !

Nos conseils sur le contenu d’une conférence pendant un salon virtuel ?

Afin que votre conférence soit la plus impactante possible auprès du public du salon, nous vous recommandons les choses suivantes :

• éviter le monologue sans support qui dure 40 min : c’est voué à l’échec ! Les visiteurs vont rapidement quitter la salle, quelque soit le talent de l’intervenant(e),
• privilégier les interventions à 2 ou plus (même derrière la même caméra) : les interactions et la bonne humeur entre les intervenants seront rapidement contagieuses,
• Un support de présentation c’est important, mais il vaut mieux éviter les slides avec de gros pavés de texte : vous allez endormir le public, ou le perdre,
• Evitez une durée trop longue d’intervention sans un créneau de questions/réponses : idéalement, si vous parvenez à rythmer l’intervention avec des questions toutes les 10-15 min, c’est parfait !
• Encouragez le public à intervenir sur le chat, même avant le lancement du live : ce sont souvent les premiers messages qui sont les plus difficiles à obtenir, mais une fois la machine lancée, on ne l’arrête plus !
• Une durée de 30 min, voire 40 si elle est bien rythmée et animée, est une limite longue que nous recommandons de ne pas dépasser.

Quelques tuyaux supplémentaires sur les aspects techniques ?

Nous avons vu un peu tout ce qui peut exister en terme de “rendu” sur l’ensemble de nos salons, alors voici quelques conseils basiques mais indispensables pour ne pas faire un flop dès le début de votre intervention :

• la priorité absolue : faites des tests en conditions réelles : même lieu, même matériel, même ambiance
• décontraction et positive attitude sont souvent les bons ingrédients pour une intervention réussie !
• pensez à fermer la porte du bureau si vous êtes avec des collègues, pour éviter d’entendre Nicole appeler Jean-Luc dans le couloir
• cadrez correctement votre caméra, pensez à l’arrière-plan et au décor
• soignez la lumière : évitez le contre-jour, et éclairez correctement votre visage, de préférence avec au moins 2 sources lumineuses
• évitez de vous placer dans une pièce totalement vide : cela va privilégier les échos, et pourra être désagréable pour le public
• soignez la prise de son : préférez un micro casque de qualité plutôt que le micro externe d’un PC portable, qui prendra en plus tout le son ambiant
• pensez à couper le son de votre PC, pour éviter que le retour vienne polluer vos oreilles (dans le meilleur des cas), ou qu’il crée un larsen (son aigu très désagréable) en repassant dans votre micro
• préparez vos logiciels (Microsoft Powerpoint, Google Slides, PDF ou autre) pour éviter la panique des mises à jour automatiques à leur lancement
• faites un test avec le chat public ouvert en simultané pour être à l’aise dans la lecture des questions du public, et ne pas le découvrir le jour J
• vérifiez votre niveau de batterie, et votre connexion Internet, avant l’intervention