Réussir la communication externe d’un événement virtuel

La création d’un événement virtuel peut être en lui-même un levier de communication important pour votre marque. Que vous soyez organisateur ou exposant, ce levier amplifie votre visibilité et contribue à la promotion de votre service ou produit. Votre salon vous aide à acquérir de la notoriété, de la visibilité, et consolider votre image de marque (selon vos objectifs). L’organisation d’un événement permet de séduire et fidéliser vos clients, prospects et candidats. Néanmoins, pour que cet outil soit efficace, sa promotion doit être réfléchie.

Dès le début des préparatifs, il est important de fixer des objectifs pour avoir une vision précise de vos besoins. L’objectif n’est pas d’avoir le plus grand nombre de visites possibles, mais bel et bien que ces visites soient de qualité et génèrent des actions concrètes (conversations, contrats, prises de contact…).

Pour tous les événements, les leviers de communication à activer sont différents en fonction de la thématique du salon, de son public, mais aussi et surtout des objectifs que vous souhaitez atteindre. Nous avons quelques conseils pour vous aider à structurer votre communication pour votre futur salon digital. Attention, comme chaque événement est unique, les stratégies doivent l’être également. Toutefois, nous espérons que ces conseils pourront vous aider à aborder la question plus sereinement.

1. Suivez nos étapes pour un salon virtuel réussi !

Dans un premier temps, avant même l’étape de la réflexion concernant l’URL, nous pouvons vous conseiller de lire notre article dédié pour vous aider sur la globalité de l’organisation de l’événement : notre article.

Si vous souhaitez des conseils particuliers pour préparer votre projet, nous pouvons toujours échanger de manière plus précise. Pour cela : contactez-nous, nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !

2. Fixez-vous des objectifs clairs pour une stratégie réussie

Une fois la décision prise, il est important de définir vos objectifs : c’est le point de départ de toute stratégie. Comme vous ne pouvez pas construire un itinéraire sans destination, vous ne pourrez pas aller vers vos objectifs sans les définir à l’avance. Il est préférable de ne pas se disperser et de définir au maximum 3 grands objectifs (non contradictoires).

Exemple 1 : Une entreprise de service veut mettre en avant ses offres commerciales.
Les objectifs peuvent être :
1. Avoir une bonne fréquentation sur le salon par des acheteurs potentiels
2. Inciter les visiteurs à consulter les contenus et les offres
3. Améliorer son capital sympathie en créant du lien avec de ces nouveaux prospects

Exemple 2 : Une université veut organiser une journée portes ouvertes et souhaite attirer des étudiants intéressés par les masters proposés.
Les objectifs peuvent être :
1. Augmenter leur visibilité auprès d’un public spécifique (étudiants de licence à la recherche d’un master)
2. Créer un lien avec ce public par le biais de conversations.
3. Obtenir des inscriptions dans ces mêmes masters

3. Définissez une cible et réalisez des personas

Une cible précise est le début de toute communication bien réfléchie. Pour tout discours, il y a un public, mais si vous ne savez pas précisément à qui vous souhaitez vous adresser, vous ne pouvez pas savoir où il serait préférable de vous exprimer ni comment.

Pour bien communiquer sur votre événement virtuel, il est impératif de définir la cible pour laquelle celui-ci est organisé. Si l’on veut prendre un exemple plus explicite : si nous proposons à des classes maternelles une analyse complète d’un ouvrage de Tolstoï ou de regarder un épisode de PAW Patrol: La Pat’ Patrouille, nous pouvons facilement deviner laquelle de ces 2 activités va rencontrer un plus grand succès. Et si nous cherchons à atteindre ces mêmes maternelles par une publicité devant une boîte de nuit par exemple, il y a peu de chance que notre message rencontre notre public… La définition de la cible est extrêmement importante : elle permet de définir le message, le ton, mais aussi les médias les plus adaptés pour capter le public attendu. Votre cible doit donc être précisément établie en fonction de vos objectifs.

Une fois la cible définie et le budget communication fixé, vous pouvez réfléchir aux leviers que vous souhaitez activer et aux différents canaux sur lesquels vous comptez communiquer.

4. Capter vos prospects sur différents canaux

Le virtuel ne dispense pas d’avoir les mêmes besoins en communication que pour un événement en physique : la communication ne doit pas nécessairement rester uniquement en ligne. Par exemple, une université qui ferait des portes ouvertes hybrides pourrait mettre en avant le lien vers le salon virtuel sur ses affiches via un QR code.

La multiplication des canaux de diffusion est importante pour assurer une récurrence et augmenter les chances d’être vu. Attention, le choix de ces canaux doit être défini par la cible et les objectifs et non pas par les habitudes. Augmentez vos chances de ne pas vous tromper en faisant de la veille, observez ce qui marche et essayez de définir par exemple les réseaux où votre cible est la plus active. N’ayez pas peur d’essayer de nouveaux canaux, si le message correspond, vous pourrez être surpris et cette expérience vous aidera pour toutes vos futures communications.

5. Un message clair et une identité visuelle cohérente

Le message doit être créé en fonction de la cible, mais aussi respecter la cohérence dans tous les supports de communication. Pour une bonne compréhension du message, mais aussi pour que celui-ci reste plus facilement en tête, il est essentiel d’être clair. Si votre message et l’identité de votre campagne sont déclinés sur tous vos supports, il y a plus de chances que vos prospects retiennent l’information.

Créer une identité visuelle à votre événement permet de l’attacher à une identité propre sans que celui-ci soit nécessairement accompagné d’un logo ; on peut imaginer une déclinaison de l’affiche pour les différents supports de communication que vous aurez définis suite à l’analyse de votre cible. Il faut que cette identité serve et s’adapte au message de votre événement. Ce sont les éléments graphiques de cette identité qui vont vous aider à appuyer votre message et rester dans la tête de vos prospects.

6. La fréquence et le timing comme moteur de votre popularité

Il arrive parfois que nous ayons quelque chose de très important en tête, mais dont nous n’arrivons pas à nous souvenir. Nous avons beau chercher de quoi il s’agit, mais pas moyen de s’en rappeler ! Dans ce genre de cas et dans bien d’autres, relancer vos inscrits pour leur rappeler ce rendez-vous sera essentiel. Mais la fréquence et la régularité de votre communication est importante également globalement. Si vous mettez régulièrement en avant votre événement, vous avez plus de chance de marquer les esprits et d’intéresser des prospects sur la durée.

Comme il est important de rappeler à vos visiteurs l’événement, le timing est essentiel pour la réussite de votre communication. Il y a beaucoup plus de chances que les préinscrits n’oublient pas leur inscription si celle-ci n’a pas eu lieu 3 mois avant l’événement… Le timing est la clé du bon fonctionnement de votre stratégie.

En effet, il faut que celui-ci s’adapte à votre cible, mais aussi à votre type d’événement. La prise en compte de tous les paramètres de l’écosystème de votre événement vous garantira sa réussite. On peut mettre en avant l’exemple d’un événement pour une cible B2B qui demandera plus d’anticipation sur le lancement de la communication qu’un salon s’adressant à un public plus jeune. Dans tous les cas, l’anticipation est de mise et la justesse du timing est importante, si vous lancez votre communication trop tôt vous risquez d’avoir une déperdition importante. Si, au contraire, vous lancez votre communication la semaine avant votre événement, vous risquez fortement de ne pas avoir le temps nécessaire pour attirer le nombre de personnes que vous souhaiteriez. Le timing est donc essentiel et il doit être pensé avec justesse pour correspondre à votre public.

N’hésitez pas à relancer l’ensemble des inscrits à votre événement virtuel la veille ou le jour du salon, votre taux de conversion n’en sera que meilleur !

7. Enrichissez votre carnet de contacts

• La communication de votre salon ne se limite pas à envoyer des invitations, vous pouvez bénéficier de cette opportunité pour compléter votre base de données et garder contact !
• L’email post-salon vous permet de rester présent à l’esprit des visiteurs, de relancer une potentielle discussion engagée le jour J, et d’établir un suivi de votre relation.
• Un questionnaire de satisfaction envoyé après l’événement vous génère un précieux feedback sur l’expérience des visiteurs, mais également vous permet de définir des axes d’amélioration pour vous rapprocher encore plus de leurs besoins sur vos prochaines éditions !

En ajoutant les visiteurs du salon à votre base de données (après accord explicite de leur part – dans le formulaire d’inscription par exemple), vous pouvez les tenir informés des nouveautés de votre entreprise, les inviter à vos prochains événements, et leur donner envie d’en savoir plus !

Ne pas oublier

Bien sûr, toutes ces étapes sont cruciales, mais il est important d’assurer un suivi des inscriptions et de faire preuve de flexibilité pour adapter votre communication en fonction du nombre d’inscriptions quotidiennes. Garder un œil sur les inscriptions vous permettra de faire preuve de réactivité. Si vous constatez que le nombre d’inscrits ne décolle pas, vous pourrez réagir rapidement afin que cela n’impacte pas votre événement le jour J. Vous pourrez intégrer un code de suivi type Analytics pour suivre la provenance de chacun des participants. Il est possible également de générer simplement différents liens pour chacune de vos compagnes à l’aide d’outils tels que Bitly pour identifier aisément les campagnes ayant le plus fonctionné.

Bonus : la “Gamification” pour améliorer l’engagement

Les jeux ou compétitions ajoutent un côté ludique à la visite de vos prospects. Telle une chasse au trésor, que votre événement soit en B2B ou en B2C, la notion de jeu attire la curiosité des participants et leur permet de gagner quelque chose selon leur niveau d’engagement. Utilisé comme un atout de votre événement dans votre communication, il peut aussi être un outil idéal pour faire en sorte de générer du trafic vers les différents espaces de votre salon, et vous permet d’obtenir plus de contacts et donc de prospects.