Les essentiels pour un salon virtuel réussi !

Organiser un salon virtuel, c’est bien, mais en faire un véritable succès, c’est mieux !

Digitaliser vos événements peut faire l’objet d’une longue réflexion, mais ce sera peut-être la meilleure des décisions que vous pourriez prendre !

La première erreur que font de nombreux organisateurs de salons est de ne considérer le virtuel que comme une solution pour parer à l’impossibilité d’organiser un événement présentiel. Au contraire, loin d’être un substitut, le virtuel vous permet de vous affranchir de nombreuses contraintes budgétaires, géographiques, économiques et écologiques – il représente un véritable atout !

Assurer la réussite de votre événement n’a jamais été aussi simple qu’en virtuel, mais pour en faire un succès, il y a de nombreux paramètres à prendre en compte. Pas d’inquiétude, nous allons vous donner tous les conseils pour ne rien manquer ! ;)

Attention, simple ne veut pas dire sans travail ! Tout comme en présentiel, les salons virtuels se préparent en amont et exigent rigueur, constance et organisation.

Un complément, un événement, mais pas un substitut !

Si un événement en présentiel diffère en plusieurs points d’un événement virtuel, ils peuvent être complémentaires et présentent chacun des avantages et des inconvénients. Ils ne nécessitent pas les mêmes ressources et n’apportent pas les mêmes réponses.

Si vous voulez réussir votre salon, il ne faudra pas comparer ces deux types d’événements qui sont fondamentalement différents, mais au contraire essayer de vous projeter sur les avantages que présente chacune des possibilités afin d’arrêter votre choix sur la solution qui correspond à vos attentes et à vos besoins…

Prévoyez un rétroplanning réfléchi et réaliste !

Comme pour tout projet, la réussite passe par une bonne organisation. Quoi de plus concret qu’un rétroplanning pour se fixer des délais et surtout avoir une vision globale du travail qu’il nous reste à accomplir ? Attention à ne pas être trop ambitieux !

L’important est de rester réaliste par rapport à vos contraintes, mais d’arriver à vous dégager suffisamment de temps pour ne manquer aucune étape ! (Et si vous n’avez pas vraiment idée de ce à quoi peut ressembler un rétroplanning pour un salon virtuel, vous pouvez toujours vous inspirer de notre guide dédié).

Ne délaissez pas la communication, une clé de réussite !

Pour réussir votre salon, il faudra vous assurer que la communication soit irréprochable sur 2 plans : la communication entre organisateurs et la promotion externe de l’événement.

Chaque acteur du projet aura son importance… Pensez à bien tenir informée chaque partie prenante, et à maintenir les troupes mobilisées et motivées afin que tout se passe au mieux !
La nouveauté peut effrayer certains de vos collaborateurs ; prenez le temps de les rassurer, et de leur expliquer les nombreuses possibilités qu’offre le virtuel – il est important de leur montrer que l’interactivité ne disparaît pas malgré la distance.

Les visiteurs ont aussi un rôle majeur à jouer sur les salons. En fonction de vos objectifs, le nombre d’inscrits n’est pas nécessairement révélateur, le plus important étant d’avoir une audience engagée et intéressée. Le ciblage de votre communication est donc essentiel pour vous assurer de toucher les populations susceptibles d’interagir sur le salon et de répondre à vos attentes.
Il faudra établir un plan de communication parfaitement en adéquation avec votre projet !

La communication autour de votre événement est une des clés de voûte de sa réussite. En tant que l’un des leviers indispensables à la réussite de votre salon, il faudra y consacrer le temps nécessaire et surtout ne pas négliger cet aspect !

Soyez acteur de votre salon : créez de l’interactivité !

Pour que votre salon soit plein de vie et qu’on s’en souvienne, il faut créer des interactions ! N’hésitez pas à faire des messages publics, soyez créatif, proposez des activités ou des débats aux utilisateurs. Le but étant que votre salon soit un succès aussi par la qualité des échanges que vous pourrez créer !

Soyez novateurs, et variez les formats et les possibilités pour répondre aux sensibilités de chacun.

Créer une expérience immersive

Vous avez la possibilité de configurer la plateforme à votre image, profitez-en pour immerger les utilisateurs dans votre univers ! En personnalisant chaque élément, vous pourrez ainsi faire ressortir votre identité de marque et visuelle, et imprégner les visiteurs de vos valeurs et de votre culture d’entreprise.

Faites le bilan et tirez des leçons.

Comme à la fin de tout projet, il vous sera bénéfique de faire un bilan complet de votre événement. Même si celui-ci a été un succès, il vous permettra d’en apprendre plus sur le comportement de vos visiteurs dans le but de viser l’excellence pour le prochain !

Mais peut-être qu’avant de vous lancer dans un événement virtuel, vous aimeriez d’abord connaître les bonnes questions à se poser ? Venez lire notre article sur le sujet ! Et si vous lancer vous effraie, n’oubliez pas le conseil d’Eleanor Roosevelt : “You must do the thing you think you cannot do”, mais vous verrez qu’avec notre aide, vous êtes tout à fait capable d’y arriver.