Les questions à se poser avant de se lancer

Les 13 questions à se poser avant de se lancer dans l’organisation d’un salon virtuel.

Au-delà de la crise sanitaire, le virtuel présente de nombreux avantages : il évite le gaspillage, réduit l’empreinte carbone, efface les distances, simplifie la logistique, et diminue les coûts, pour ne citer que quelques exemples.

Avant de vous lancer dans l’aventure du virtuel (ou un salon hybride), que vous soyez dans l’événementiel ou non, nous sommes là pour vous aider, et nous allons commencer par vous indiquer les 13 questions à se poser avant de franchir le pas du virtuel.

1 – Quels sont mes besoins pour ce salon ?

Vous êtes une grosse structure, une université, une association ou autre… Dans tous les cas de figure, il est essentiel pour vous de bien déterminer vos besoins en amont du projet. Une fois que vos besoins seront déterminés, vous pourrez vous projeter plus facilement afin d’être sûr que la solution proposée corresponde à vos attentes, mais aussi à celles des exposants et des visiteurs. Nous avons différents univers, que vous ayez besoin de faire un salon à but commercial, pour l’emploi, pour promouvoir des formations, pour faire du business ou des conférences, nous pouvons vous proposer un accompagnement personnalisé et sur mesure.

2 – De quel type d’accompagnement ai-je besoin ?

Que vous soyez expert ou débutant en informatique, notre solution est accessible à tous. L’organisateur n’a pas besoin de compétences techniques particulières pour créer son salon grâce au back-office de la plateforme. Vous aurez une formation pour apprendre à configurer votre événement. Durant tout le projet, vous serez accompagné par un chargé de projet qui pourra vous aider et répondre à vos questions. Vous allez paramétrer la plateforme, mais vous ne serez pas seul, pas de panique !

3 – Est-ce que le virtuel pourra répondre à ma problématique ?

Il est important de déterminer quelle sera votre problématique pour ce salon. Vous souhaitez attirer des visiteurs du monde entier, pouvoir dénicher la perle rare, démontrer que votre marque est à la page ? Il existe autant de problématiques possibles que de salons. En fonction de la problématique, nous pourrons vous conseiller de favoriser les conférences, les webinaires ou bien les échanges sur les stands avec des exposants, par exemple. Le virtuel offre un large panel de possibilités qui pourront contribuer au succès de votre événement.

4 – Quels seront mes enjeux pour ce salon ?

Vous devez montrer une nouvelle gamme de produits, mettre en relation différentes personnes, faire des conférences en live ou présenter des offres d’emploi/de formation, promouvoir votre marque, les enjeux peuvent varier et se rejoindre, mais le virtuel à des avantages certains qui pourront vous apporter un ROI intéressant en fonction de vos objectifs.

5 – Ai-je les ressources suffisantes pour mener à bien ce projet ?

En fonction de la taille du salon, les ressources nécessaires peuvent varier, que ce soit humainement ou concernant le coût. De nombreux paramètres sont à prendre en compte tels que : le nombre de stands, les conférences, le nombre de visiteurs attendu… Certains salons vont demander une personne à mi-temps sur le projet, d’autres salons, nécessitent plus de temps et une équipe plus conséquente. Le virtuel permet une certaine souplesse, mais il demande aussi de la rigueur. Pour que le projet aboutisse, il faudra du travail et une certaine régularité pour faire de cet événement un succès.

6- Quel est le temps nécessaire pour bien préparer mon salon ?

En règle générale, le temps de préparation est compris entre 4 et 10 semaines. Effectivement, les délais de préparation peuvent être raccourcis par rapport à un salon en présentiel, toutefois, le travail nécessaire et les délais à respecter ne sont pas inexistants. Pour que votre événement virtuel connaisse le succès, il faudra une bonne communication et de l’implication de la part de tous les acteurs.

7 – Qui seront les acteurs sur mon salon ?

Les différents acteurs d’un événement sont les conseillers/exposants, les conférenciers et les organisateurs. Les exposants sont essentiels pour la réussite d’un salon, il est vrai que leur participation leur prendra moins de temps qu’à l’organisateur, mais ils devront quand même fournir ou mettre des contenus sur leur stand. Il faudra aussi penser aux visuels pour créer le décor du stand, définir qui seront leurs conseillers et surtout avoir des personnes disponibles sur le stand le jour J, comme dans un salon en présentiel. Il est important que les exposants soient mobilisés et impliqués dans le projet. Votre rôle d’organisateur sera d’être (le bâtisseur) de votre événement, vous allez pouvoir gérer aussi bien une centaine d’exposants qu’une dizaine en fonction de vos besoins. Qu’ils soient dans la même ville ou à l’international (oui, notre outil s’adapte à la langue de chacun !), vous pourrez paramétrer de nombreux éléments grâce à la plateforme Appyfair. En tant qu’organisateur, tout comme sur un salon en présentiel, vous serez l’une des clés de la réussite de votre salon virtuel. Vous serez bien accompagné.e par nos chargés de projet qui seront là pour vous aider dans chaque étape de la construction de votre événement. Vous allez organiser, gérer, être la passerelle entre la plateforme et vos exposants. Sans oublier la communication, qui sera un élément essentiel à la réussite de votre salon. C’est un point qu’il ne faut pas négliger et qui va vous permettre d’attirer et de convaincre votre public.

8 – Quel sera votre public ?

Des visiteurs du monde entier, des collègues, des lycéens/étudiants, il y a autant de possibilités qu’il existe de thématiques. Définir votre cible de manière précise et faire quelques personas pourrait vous aider à définir et construire une stratégie de communication pour promouvoir votre événement avec le plus d’exactitude possible.

9 – Combien de visiteurs pensez-vous atteindre ?

Au moment de votre commande, nous allons vous demander combien de visiteurs sont attendus. Cette estimation va vous aider pour la mise en place de la plateforme, l’organisation, mais aussi et surtout pour la communication. En fonction du nombre de personnes, les besoins le jour J ne vont pas être les mêmes. Ce chiffre (non définitif) va vous permettre de garder un objectif quantitatif en ligne de mire.

10 – Comment vais-je mobiliser tout le monde autour de cet événement ?

Comme évoqué plus haut, tous les acteurs de l’événement sont essentiels, il est important qu’ils soient mobilisés et impliqués. En effet, si vous travaillez avec plusieurs entreprises par exemple, vous pouvez les impliquer dans votre communication, ainsi la visibilité de l’événement sera décuplée et les acteurs se sentiront concernés. Les salons virtuels permettent d’avoir des données précises sur les visiteurs ce qui peut motiver les exposants. Il est très important de sensibiliser l’ensemble des intervenants aux enjeux de votre événement, et de maintenir une communication étroite tout au long de l’organisation pour garantir la satisfaction et l’implication de tous !

11 – Quelle période ?

La période dépend de vos besoins et de votre thématique les journées portes ouvertes pour les écoles se font généralement entre mars et avril, les sessions de recrutement et les présentations de nouveaux produits sont toute l’année, l’important est que la date corresponde à votre thématique, à votre cible et surtout qu’elle réponde à vos besoins.

12 – Quel est mon budget ?

Le budget va dépendre de la taille de votre événement. En effet, si vous organisez un petit salon en interne le budget en termes de temps pour les équipes et de coût ne sera pas le même que pour un grand salon tout public à l’international, par exemple. Les coûts par rapport à un salon en présentiel restent modérés ce qui permet une plus grande marge de manœuvre dans l’organisation de vos projets.

13 – Quand puis-je commencer ?

C’est à vous de nous le dire ! On attend plus que vous pour réaliser votre projet ! Mais si vous avez besoin d’en voir plus avant de vous décider… N’attendez plus pour demander une démo gratuite.