Les étapes de configuration
L’accueil du Back-office permet de renseigner les premiers éléments qui seront nécessaires à la finalisation de la configuration du salon. Cet accueil est divisé en plusieurs étapes, que la plateforme impose en fonction des options que le client a souscrites.
1. Informations préalables
Les informations préalables concernent les données de l’entreprise organisatrice, et les données globales de l’événement, comme son logo, son nom, la couleur principale de l’interface, le favicon, etc.
Ces données sont essentielles pour un affichage complet du site vitrine ou certaines mentions légales, il est primordial de finaliser cette étape avant de passer à la suivante.
2. URL personnalisée
L’étape 2 permet de configurer l’URL du salon. L’URL d’installation, sous la forme https://mon-sous-domaine.appyfair.online, a été définie lors de la prise de commande.
Le Client peut avoir décidé d’opter pour l’utilisation d’une URL personnalisée dont il est propriétaire, auquel cas cette étape lui fournit les informations utiles pour rediriger son domaine vers le salon (configuration des DNS).
Une fois cette étape réalisée par ses soins, le Client n’a qu’à cliquer sur le bouton dédié pour le signaler à 3D at Home, qui terminera la configuration du serveur avec l’installation d’un certificat de sécurité SSL.
Cette étape fournit également toutes les informations utiles à l’organisateur pour lui permettre de configurer ses listes blanches ou autoriser le domaine du salon auprès de sa DSI.
3. Données utilisateurs
Cette étape clé permet à l’organisateur de choisir et personnaliser les informations qui seront demandées aux utilisateurs lors de leur inscription.
Ces informations peuvent être de divers types (champ texte, liste de choix, choix multiple, numéro, téléphone, lien social, case à cocher, fichier, ou lien), et peuvent être :
- demandées dès l’inscription, ou ultérieurement
- obligatoires ou facultatives
- publiques ou privées (à usage unique de l’organisateur)
Ces données peuvent également cibler un public particulier (visiteurs et/ou conseillers).
L’organisateur doit également, à cette étape, saisir l’URL vers sa politique de confidentialité, dans laquelle il expliquera aux utilisateurs du salon tout ce qui a trait à l’utilisation de leurs données personnelles, en conformité avec le RGPD.
L’organisateur peut également rédiger la phrase de “consentement”, dont l’acceptation sera obligatoire par tous les utilisateurs à l’inscription, en plus de celle de la charte d’utilisation AppyFair.
Attention, lorsque l’organisateur a validé cette étape, aucun retour en arrière n’est possible.
La validation de cette étape met à jour le formulaire d’inscription du site vitrine en conséquence.
4. Mails automatiques
De nombreux e-mails automatiques seront adressés depuis la plateforme.
La vérification et la personnalisation de ces e-mails est essentielle avant toute inscription d’utilisateur, car ces derniers reçoivent systématiquement un e-mail de confirmation d’inscription suite à leur inscription.
De nombreux modèles d’e-mails sont prévus, comme par exemple la confirmation d’inscription à une conférence, ou une prise de RDV avec un conseiller.
La personnalisation des e-mails permet d’intégrer des champs dynamiques automatiques.
Chaque modèle permet à l’organisateur d’ajouter des champs dynamiques selon le contexte (par exemple, pour un e-mail de confirmation de RDV, il est possible d’ajouter l’heure du RDV).
L’outil de saisie de ces modèles permet une mise en page de l’e-mail facile (WYSIWYG).
5. Options Globales
Cette étape permet de personnaliser les options globales de votre salon, ainsi que les options par défaut qui s’appliqueront aux stands que vous allez créer ensuite. Vous pourrez bien entendu offrir des options spécifiques, différentes des options globales, aux stands de votre choix.
6. Préparez votre événement
Une fois ces étapes préliminaires réalisées, l’organisateur peut commencer à préparer les autres éléments essentiels au bon déroulement du salon comme : Le site vitrine, les annonces publiques, la bibliothèque d’images du salon…
Attention à ne pas communiquer l’URL de votre salon trop tôt, veillez à ce que votre site vitrine soit conforme à vos attentes avant de lancer les inscriptions. La prise de RDV pour les visiteurs avec des conseillers sera possible à 3 conditions :
1 – vous avez autorisé cette option pour le stand
2- vous avez bien rendu visible la page de stand sur le site vitrine
3- vos conseillers ont déjà été liés aux stands et ont pu entrer leurs plages de présence.