Questions fréquentes sur les salons virtuels
Certaines page de ce site vous donneront des réponses immédiates et complètes à certaines questions, mais le plus efficace, c’est bien-sûr de demander une démo en live votre conseiller commercial !
Avant de lire cette FAQ :
Un salon virtuel permet à un organisateur d’événement, quel qu’il soit, de rassembler ses participants sur le web plutôt que dans un lieu physique et/ou en complément.
Les fonctionnalités disponibles sur AppyFair permettent de retrouver tout ce qui fait l’intérêt d’un salon en présentiel :
- des espaces d’exposition
- des espaces de rencontres
- des espaces de discussion et de partage
- des espaces de conférences
En plus de tout cela, le salon virtuel a de multiples avantages :
- impact très réduit sur la planète (carbone et déchets)
- pas de logistique, de transports, de repas et d’hébergements coûteux
- moins de temps perdu
- moins de ressources à allouer à l’organisation de l’événement
- des statistiques complètes, fiables, sur l’activité du salon
C’est vous !
Vous êtes en pleine autonomie grâce au back-office du salon : notre équipe technique n’intervient qu’au moment de l’installation.
Votre chargé(e) de projet vous accompagnera pour prendre en mains la solution, et au quotidien pour répondre à toutes vos interrogations !
Comme pour un salon en présentiel, la durée de préparation va dépendre du thème de votre salon, de son contenu, et de votre stratégie de communication, et/ou de vente.
Nous vous conseillons de planifier un premier RDV avec notre équipe entre 90 à 60 jours avant la date de votre événement.
Nous avons fait le choix de ne pas assurer plus de 5 salons le même jour afin d’assurer un accompagnement de qualité à chacun de nos clients. Si vous avez une idée précise des dates souhaitées, n’hésitez pas à nous les communiquer au moment de votre demande afin que nous puissions vérifier si elles sont disponibles.
Certains événement complexes doivent être anticipés 6 mois à l’avance (avec une phase importante de communication, une période commerciale de vente des espaces d’exposition, de nombreuses conférences, etc.), alors que d’autres peuvent être prêts en 3-4 semaines seulement.
Nous vous recommandons de ne pas sous-estimer cette phase de préparation : ce n’est pas parce qu’un événement est digital que son organisation doit être bâclée, au contraire ! Vous disposez d’un outil fantastique pour optimiser votre communication, vos ventes, et l’investissement des participants.
Et bien cela dépend encore une fois de votre événement !
Certains salons peuvent être préparés par une personne à mi-temps, en 3 ou 4 semaines.
D’autres vont nécessiter une équipe de plusieurs personnes à temps plein, pour la préparation des outils de communication, la création ou la récupération des contenus des exposants, l’accompagnement des exposants, la préparation des conférences, etc.
En règle générale, nos clients prévoient une personne à temps plein pendant quelques semaines.
Avant tout, comme tout événement en présentiel, l’organisation d’un salon virtuel demande de l’organisation !
Sur le plan technique, il n’y a pas besoin d’être développeur informatique ou infographiste chevronné pour créer son propre salon. Nous recommandons toutefois un profil plutôt à l’aise avec l’informatique et assez généraliste, comme un(e) community manager par exemple.
La durée de l’événement est souvent une question épineuse… Il faut trouver le bon équilibre pour satisfaire les exposants et les visiteurs, tout en s’adaptant aux capacités techniques de la solution.
Nous recommandons de prévoir 1 journée par tranche de 5000 inscrits. Si votre salon compte énormément d’exposants ou que le programme des conférences est intense, vous pouvez bien entendu adapter cette durée.
Attention, un organisateur pense souvent “satisfaire” ses exposants en augmentant la durée d’un salon, alors que cela peut avoir l’effet contraire si le visitorat est inférieur aux prévisions… Il vaut mieux une journée intense, que 5 jours où l’activité est très (trop) calme !
Toutes les données personnelles sont hébergées en France, par l’intermédiaire de l’hébergeur OVH.
Suite aux incidents rencontrés en 2020 par cette société (incendie du data center de Strasbourg), nous avons également mis en place des procédures internes de sauvegardes des données sur des sites distants.
AppyFair ce sont 3 espaces distincts qui vont vous permettre de préparer votre salon virtuel :
- un site vitrine, pour votre communication externe, mais aussi les inscriptions, et la prise de RDV en amont du salon
- le salon, qui va permettre aux participants d’échanger le jour de l’ouverture, et d’accéder aux contenus proposés
- le back-office, réservé aux organisateurs, qui permet d’administrer l’ensemble du salon
Mais surtout, AppyFair, c’est une équipe dédiée et dévouée, qui vous guidera dans toute la préparation de votre salon !
Nous proposons aujourd’hui d’assurer des événements pouvant accueillir jusqu’à 1000 utilisateurs actifs simultanément sur le salon.
En cas de besoin spécifique, nous pouvons mettre en place un hébergement adaptatif.
Notre offre étant en constante évolution, nous proposerons prochainement des possibilités d’extension de cette jauge.
Pour l’instant, nous n’avons pas intégré de solution de paiement en ligne permettant de demander un paiement aux visiteurs pour s’inscrire au salon ou aux conférences.
Toutefois, vous pouvez tout à fait rediriger les visiteurs vers une solution de billetterie en ligne (comme zendesk, weezevent, ou autres…), enregistrer vous-même les inscriptions, puis utiliser notre outil d’import pour créer automatiquement leur compte sur la plateforme. Dans ce cas, vous pourrez facilement masquer le formulaire d’inscription du site vitrine.
Oui, et même totalement internationalisée, puisque nous gérons également les différents fuseaux horaires des utilisateurs !
Depuis le back-office, vous pourrez choisir de proposer une seule langue ou plusieurs. Dans le deuxième cas, les exposants pourront également poster leurs contenus dans plusieurs langues, et la langue affichée pour chaque visiteur sera celle de son navigateur.
Les décalages horaires sont également gérés, et un RDV pris à 14:00 pour un français s’affichera bien à 08:00 dans l’agenda d’un visiteur situé à Montréal !
De notre expérience, les inscriptions ne doivent pas être ouvertes trop tôt (car il y aura beaucoup de pertes), ni trop tard (l’expérience consistant à ouvrir les inscriptions le jour d’un salon est souvent désastreuse).
Le plus important est de communiquer efficacement pour obtenir des inscriptions de qualité : oubliez la campagne atomique d’achats de mots-clés 1 semaine avant l’événement pour recueillir un maximum d’inscrits, c’est une très mauvaise stratégie.
Votre communication doit être multicanaux, mais surtout bien ciblée sur des visiteurs que le contenu de votre salon intéressera. Nous recommandons une période d’inscriptions d’environ 3-4 semaines.
C’est vous qui décidez ! AppyFair vous propose un outil de création de formulaire qui vous permettra de choisir les informations demandées à l’inscription.
Ces informations pourront être obligatoires ou facultatives, privées ou publiques (alors visibles aux autres utilisateurs du salon).
Certaines informations pourront également être demandées en complément, après l’inscription, et ne concerner que les visiteurs ou les conseillers présents sur les stands.
Certaines informations pourront être utilisées pour l’option de matching que ce soit sur les offres ou pour le réseautage.
Attention, en tant que responsable du traitement des données personnelles, vous devrez appliquer votre propre politique de confidentialité et respecter la règlementation en ce qui concerne les informations fournies aux visiteurs, ou la durée de conservation des données par exemple.
Absolument ! Sur le plan légal, vous êtes le responsable du traitement des données personnelles, et pourrez donc informer les utilisateurs de ce traitement comme sur votre propre site Internet.
Si vous souhaitez demander un consentement particulier aux participants au moment de leur inscription, vous pourrez le faire en personnalisant la phrase de consentement depuis le back-office.
De notre côté, nous demandons systématiquement aux participants d’accepter la charte d’utilisation AppyFair.
Enfin, un outil d’anonymisation des données disponible en back-office vous donne la main pour supprimer l’ensemble des données à caractère personnel lorsque vous le jugerez opportun, en conformité avec votre politique de confidentialité.
Depuis le back-office, vous saurez en permanence combien vous avez d’inscrits, et qui est présent sur la plateforme.
Vous disposez également d’outils d’exportation détaillés qui vous permettront de récupérer des fichiers CSV des utilisateurs selon leur rôle ou leur activité sur la plateforme.
Vous avez lancé votre communication, et vous voyez dans le back-office de votre salon que vous avez réunis 1000 inscrits… Bravo ! Mais combien viendront réellement le jour J ?
Tout dépend de la “qualité” de ces inscriptions (voir question précédente). En règle générale, nous constatons un taux de retour (visites réelles) d’environ 40%, soit 400 visiteurs réels dans notre exemple.
Si le jour du salon vous utilisez les fonctions d’export du back-office pour, par exemple, générer un fichier des inscrits n’étant pas encore venus sur le salon, vous pourrez alors les relancer efficacement en cours de salon. Si ces relances sont efficaces et les inscriptions bien ciblées, nous pouvons atteindre des taux de retour entre 50 et 60% !
Dès le salon installé et les salles et contenus créés, les visiteurs pourront les consulter depuis le site vitrine (sous forme d’information, pas tous les contenus en eux-mêmes bien-sûr, qui sont réservés au jour “J”).
Une fois identifiés sur le site avec leur compte personnel, ils pourront également s’inscrire aux conférences, et prendre des RDV avec les conseillers des stands.
Enfin ils pourront (et il faudra les encourager à le faire !) compléter leur profil avec une photo, et éventuellement des informations complémentaires comme un CV ou des coordonnées complètes, pour préparer leur venue sur le salon dans les meilleures conditions.
Comme tout le monde, via le site vitrine et/ou via un import !
Une fois qu’ils seront inscrits, vous pourrez très facilement les associer à leur stand, ou leur conférence, depuis le “mode édition” du salon.
Vous avez le choix ! Une simple case à cocher dans le back-office vous permet de donner l’accès (ou pas) aux exposants à leur stand avant l’ouverture.
Vous pouvez également décider s’ils pourront mettre en ligne les contenus ou si cette action est réservée aux organisateurs.
Concernant la création de la maquette 3D du stand, c’est pareil : vous pouvez laisser les exposants jouer avec notre outil de maquettage en ligne, ou tout gérer via l’équipe d’organisation !
Selon vos préférences, c’est vous ou directement les exposants qui pourront créer leurs images de stands. Un outil de maquettage interactif a été créé spécialement à cet effet pour réaliser en quelques clics une pré-maquette de l’image de stand.
Pour plus d’informations sur le maquettage de stand et les rendus Premium, rendez-vous sur cette page.
C’est très simple, et cela se passe en 4 temps :
- vous définissez les durées de RDV possibles depuis le back-office, et vous personnalisez les e-mails de confirmation de RDV pour les visiteurs et les exposants
- les conseillers s’identifient et saisissent leurs temps de présence sur leur(s) stand(s), pendant lesquels ils souhaitent planifier des RDV
- les visiteurs prennent les RDV depuis le site vitrine avec les conseillers de leur choix
- le visiteur et le conseiller reçoivent chacun un e-mail de confirmation avec la possibilité d’ajouter le RDV dans leur agenda personnel, et le RDV est automatiquement ajouté dans leur agenda du salon
Chacun d’entre eux recevra une notification privée de rappel de RDV 5 minutes avant l’heure prévue !
Oui !
Vous pouvez programmer des messages qui seront “poussés” aux utilisateurs au moment que vous aurez choisi (avant une conférence, ou pour mettre en avant tel ou tel partenaire par exemple). Dans ces messages, vous pouvez mettre des liens directs vers un stand ou une conférence.
Ces messages peuvent être éphémères, ou bien rester dans l’historique de notifications des utilisateurs : c’est vous qui décidez.
Enfin, vous pourrez filtrer ces messages selon le rôles des utilisateurs (organisateurs uniquement, conseillers, conférenciers, visiteurs, modérateurs).
Bien entendu, rien ne vous empêchera d’envoyer un message public instantané quand bon vous semblera lorsque le salon sera ouvert !
C’est très simple : dès que le salon ouvre ses portes, les visiteurs qui sont identifiés sur le site vitrine verront apparaître un bouton pour entrer sur le salon !
Oui, les exposants peuvent entrer sur le salon avant son ouverture, comme sur un salon physique. :)
De cette manière ils pourront se familiariser avec la plateforme, vérifier les contenus proposés sur leur stand, et préparer un bon café pour accueillir les visiteurs chaleureusement !
Un outil de suivi en temps-réel est disponible en back-office, et permet à l’organisateur de savoir à tout moment qui est venu, et qui n’est pas venu.
Un instantané peut également indiquer qui est présent à un instant donné, et préciser leurs statuts (en visio, occupé, ou disponible).
Un outil d’exportation des utilisateurs permet de générer un fichier CSV contenant les coordonnées des utilisateurs inscrits qui ne se sont pas encore connectés au salon.
Ce fichier CSV pourra très facilement être intégré dans un modèle de relance mail ou SMS, via votre outil de prédilection, pour relancer les personnes concernées à la mi-journée par exemple.
Un outil d’envoi de messages publics est disponible dans le back-office. Il permet d’envoyer des notifications instantanées, mais aussi de les programmer à l’avance.
Ces messages publics peuvent ne cibler qu’une catégorie d’utilisateurs (conseillers, conférenciers, modérateurs, visiteurs ou organisateurs), et peuvent contenir des liens directs vers des espaces du salon.
Enfin, ces messages peuvent être éphémères, ou bien être conservés dans l’historique de notifications de chaque utilisateur : c’est au choix de l’organisateur !
Plusieurs raisons peuvent expliquer un problème de connexion. Les 2 plus fréquentes sont :
- l’oubli ou la mauvaise saisie du mot de passe, et l’impossibilité de recevoir le mail avec la procédure de réinitialisation de mot de passe (pare-feu ou autre sécurité particulière)
- le compte devait être activé en cliquant sur un lien dans le mail de confirmation d’inscription, et cela n’a pas été fait (oubli ou mail non reçu)
Dans les 2 cas, l’organisateur pourra depuis le back-office :
- forcer un mot de passe temporaire pour permettre à l’utilisateur de s’identifier puis de changer son mot de passe
- activer manuellement un compte dont l’activation présente des difficultés
L’exclusion d’un visiteur sans raison réelle n’est pas autorisé par le droit Français. En revanche, la charte d’utilisation précise certains comportements qui pourraient donner lieu à une exclusion, comme l’usage de propos injurieux ou discriminatoires par exemple.
Dans ce cas, et sous sa propre responsabilité, l’organisateur dispose de moyens pour exclure un utilisateur du salon.
Dans une discussion publique, les modérateurs peuvent également masquer des messages indésirables, ou exclure un utilisateur d’une salle en particulier si ses messages ne respectent pas la charte d’utilisation.
Oui ! Un outil complet de suivi des statistiques permet d’afficher des tableaux et des graphiques à volonté, sur la période de temps souhaitée, dans le back-office.
Le support technique est inclus dans la prestation, pendant les heures de bureau françaises : du lundi au vendredi de 09:00 à 17:00 (GMT+2).
En dehors de ces horaires, il est possible de demander la permanence d’un développeur agréé (prestations payante).
Lorsque vous avez échangé avec votre commercial(e), vous avez défini une jauge de visiteurs maximale, qui a permis d’établir un tarif pour la prestation.
Si jamais cette jauge venait à être dépassée, la jauge supérieure s’appliquerait automatiquement, et la facturation serait ajustée en conséquence avec un forfait de mise-à-jour à 200 € HT.
Une jauge a été définie à la prise de commande, et notre architecture matérielle a été ajustée en conséquence.
Si jamais des ralentissements étaient constatés sur la plateforme pour une raison ou une autre, notre équipe peut mettre en place une salle d’attente, limitant les connexions pendant un temps donné : le temps de revenir à une situation normale.